Prvi obilazak hotela često odlučuje više nego sama web stranica ili dojam iz razgovora. Ako odmah pitate prave stvari, lakše ćete usporediti ponude i izbjeći iznenađenja kasnije. Dobro je imati zapisnik uz sebe, osobito kad obilazite više lokacija u kratkom vremenu.
Prije svega provjerite termine i koliko dugo vrijedi rezervacija
Na početku tražite konkretne datume i raspoloživost za obje varijante koje vam odgovaraju, ako još niste potpuno sigurni u dan. Pitajte koliko dugo hotel drži termin bez obveze, do kada vrijedi ponuda i što se događa ako vam treba još nekoliko dana za odluku.
Važno je i tko je vaša kontakt-osoba nakon prvog sastanka. Ako hotel ima više odjela ili više ljudi sudjeluje u organizaciji, zapišite tko potvrđuje detalje i kome se javiti za izmjene, kako kasnije ne bi bilo različitih informacija.
Ponesite ovu checklistu i na obilasku hotela provjerite termine, što je uključeno, plan B, ograničenja dobavljača i uvjete rezervacije.
Što je uključeno u cijenu i što se dodatno naplaćuje
Kod hotela za vjenčanje najviše nedoumica nastaje oko onoga što je zaista uključeno u paket. Zato odmah pitajte odnosi li se ponuda na prostor, hranu, piće, osoblje, osnovni postav stolova i stolica, probni meni ili samo dio toga.
Jednako je važno provjeriti što se dodatno naplaćuje: produženje trajanja, dodatni sati osoblja, najam opreme, posebni stolovi, parking za goste ili korištenje određenih prostora. Što je popis jasniji, to je lakše usporediti više ponuda bez nagađanja.
Na obilasku zapišite ove tri stvari:
- točno što ulazi u osnovni paket i za koliko gostiju vrijedi
- koje su stavke dodatne i po kojem se principu obračunavaju
- što je fleksibilno, a što je fiksno bez mogućnosti izmjene
Praktična bilješka za usporedbu ponuda
Za svaki hotel upišite isti set informacija: datum, trajanje rezervacije, uključeno u cijenu, dodatne troškove i kontakt osobu. Tako ćete ponude usporediti bez vraćanja na stare mailove i poruke.
Ako obilazite više lokacija, pripremite usporedbu unaprijed
Kada sve stavke pregledate na istom obrascu, puno je lakše vidjeti koja lokacija stvarno odgovara vašem budžetu i planu dana.
Plan B, pravila dobavljača i ograničenja koja morate znati unaprijed
Ako dio slavlja ovisi o otvorenom prostoru, terasi ili prilazu, pitajte koji je plan B za kišu, vjetar ili hladnije vrijeme. Nije dovoljno čuti da hotel “ima alternativu” — trebate znati gdje se točno seli dio programa, koliko brzo i tko sve organizira premještaj.
Najbolja ponuda nije ona s najviše obećanja, nego ona u kojoj su i plan B i svi dodatni uvjeti jasni prije rezervacije.
Na istom sastanku provjerite i ograničenja dobavljača: smijete li dovesti vlastitog fotografa, dekoratera, slastičara ili bend, postoji li lista odobrenih partnera i ima li dodatnih uvjeta za vanjske usluge. U ovu grupu spadaju i pravila oko glazbe, rasporeda, dekoracije te vremena dolaska i odlaska.
Ne ostavljajte otvorena pitanja o vanjskim uslugama
Ako hotel dopušta samo određene dobavljače ili naplaćuje unos vlastite opreme i hrane, to tražite napisano u ponudi. Usmena potvrda često nije dovoljna kad se bliži datum vjenčanja.
Uvjeti rezervacije i završni dojam koji vrijedi zapisati
Prije odlaska provjerite avans, rokove plaćanja, uvjete otkazivanja i što se događa ako se broj gostiju promijeni. Dobro je pitati i kada dobivate konačnu potvrdu svih detalja te hoće li cijena vrijediti do određenog datuma ili se može mijenjati.
Na kraju zapišite i dojam koji ne stane u tablicu: komunikaciju, fleksibilnost, urednost prostora i osjećaj sigurnosti. Te sitnice često odlučuju jednako kao i brojke, posebno kad birate mjesto za važan dan.